In het kort

Storytelling en elevator pitch zijn technieken die je kunnen helpen om je project voor te stellen in de vorm van een verhaal of een pitch (kort verhaal), waarbij de impact en de doeltreffendheid van je mededeling versterkt wordt. Deze oefening gebeurt bij voorkeur in groep en in meerdere fases.

Voorbeeld van storytelling – elevator pitch voor een project

Project: implementatie van een platform voor samenwerking en documentbeheer

Storytelling (voorbeeld van elementen die het verhaal van het project voeden):

• Oorspronkelijke situatie: personeelsleden uit verschillende organisaties moeten samenwerken en documenten op afstand beheren.
• Verstorende elementen: er is geen gemeenschappelijke tool om samen te werken en documenten op afstand te beheren. Moeilijkheden verbonden aan het beheer van de versies van een zelfde document door meerdere personen: wat is de juiste versie van het document en waar bevindt deze versie zich? Kosten verbonden aan het bestaan van verschillende systemen in de organisaties.
• Verloop: instellen van een platform voor samenwerking en documentbeheer binnen de organisatie. Aanpak in fases: opstarten met pilootorganisaties, uitbreiding naar de organisaties die een groot aantal documenten beheren, veralgemening naar andere relevante organisaties.
• Besluit: het platform maakt het mogelijk om gemakkelijk, duurzaam en in alle veiligheid samen te werken en documenten op afstand te beheren. Schaalvoordeel: één enkel gemeenschappelijk platform in plaats van meerdere verschillende systemen.
• Eindsituatie: personeelsleden uit verschillende organisaties werken samen en delen gemakkelijk documenten op afstand. Zij kunnen online wijzigingen aanbrengen en hebben rechtstreeks toegang tot de meest recente versie van het document.

Elevator pitch

Er bestaat geen gemeenschappelijke tool die het voor het personeel mogelijk maakt samen te werken en documenten op afstand te beheren. Dit zorgt voor problemen voor beheer, kosten en doeltreffendheid. Het project voor een gemeenschappelijk platform biedt een antwoord op deze problemen: de personeelsleden kunnen gemakkelijk, duurzaam en in alle veiligheid samenwerken en documenten op afstand beheren.

Voordelen

• Geeft een echte identiteit en een duidelijke positionering aan het project (een uniek verhaal)
• Helpt om de aandacht te trekken van de doelgroepen en helpt hen om de inzet van het project beter te begrijpen

Doelstelling

• Het project voorstellen in de vorm van een verhaal of een pitch (kort verhaal)
• De impact en de doeltreffendheid van de mededeling versterken

Context

Om de inhoud van je mededeling te bepalen moet je helder maken welke boodschap je concreet wil overbrengen en deze aanpassen aan de behoeften van je doelgroepen.

Om de impact van je mededeling te versterken, kan je de volgende technieken gebruiken:

• storytelling: stel je project voor in de vorm van een verhaal, door een beroep te doen op emoties, beelden, verbeelding, creativiteit,…
• elevator pitch: concentreer je boodschap op de situatie die je met het project wenst te doen evolueren en op de meerwaarde van je project.

Waarop letten

• Het verhaal van het project moet authentiek zijn: de waarheid moet niet verdraaid worden
• Moet niet gebruikt worden om de doelgroepen te manipuleren

Stappen

• Breng een aantal mensen bij elkaar (vb.: projectgroep)
• Brainstorm: schrijf samen het verhaal van je project, met aandacht voor de verhaalstructuur.
  • oorspronkelijke situatie: de omgeving waarbinnen je project zich situeert, de betrokken actoren,…
  • verstorend element: het probleem dat je met je project wenst op te lossen
  • verloop: de opeenvolgende acties die je project gaat uitvoeren om het probleem op te lossen
  • besluit: de meerwaarde van je project doordat het een oplossing biedt voor een probleem
  • eindsituatie: de verhoopte situatie op het einde van het project.

• Zet alle ideeën op papier. Hou de deur open voor humor, gekke ideeën, beeldvoorstellingen,…

• Maak een keuze: selecteer de beste ideeën, groepeer de beste stukken
• Herschrijf: herschik de woorden en ideeën opdat het verhaal van je project ‘steek houdt’.
• Maak een lange versie (maximum 250 woorden) en een korte versie (maximum 25 woorden) van je verhaal
• Test je verhaal bij je collega’s, vraag feedback en pas je verhaal indien nodig aan
• Gebruik je verhaal: biedt je verhaal op verschillende communicatiedragers aan en laat het evolueren indien nodig.

Methodologie en tips

• Doe deze oefening in groep om de inbreng te verrijken en zo veel mogelijk ideeën te verzamelen (vb.: projectgroep)
• Een verhaal wordt niet in één keer geschreven: voorzie verschillende momenten om de ideeën met een nieuwe kijk te herlezen, nieuwe ideeën in te brengen, je verhaal te herschrijven, …
• Pas je verhaal aan naar gelang van je doelgroepen: sommigen zullen bijvoorbeeld sneller open staan voor emotionele of humoristische elementen dan anderen die meer oor hebben voor rationele argumenten.

FOD P&O

Toolkit 'COMM Project' - mei 2016